Kinh nghiệm tổ chức sự kiện - Bộ Kit bất ly thân với người làm sự kiện

Nghề làm Event, vui buồn đồng hành cùng với chất lượng của chương trình. Và đồng hành cùng với người tổ chức sự kiện có 1 số vật bất ly thân mà chúng ta cần trang bị, để trong tình huống nước sôi lửa bỏng, mà không tiện đi tìm, hoặc đang ở tỉnh xa, vẫn có thể xoay sở được. Túi "đồ nghề" của một người làm Event nên có các vật dụng sau:

Nhóm vật dụng set up, thi công

- Kéo, dao rọc giấy, dao nhỏ: Để dùng cắt, xẻ giấy, dây, băng keo, bạt... khi cần thiết.

- Dây nylon, băng keo 1 mặt, 2 mặt, keo dán dây điện

- Tua vít, kìm cắt, kìm bấm, dây kẽm, dây nylon

- Thước dây

- Sợi dây nối từ máy tính qua dàn âm thanh (lấy từ bộ loa vi tính ở nhà), phòng khi cần dùng nội dung trong laptop đưa ra hệ thống nghe nhìn mà supplier âm thanh không có dây này.

Nhóm vật dụng phục vụ công tác tổ chức

- Bộ đàm

- Đĩa CD trắng, USB, đầu đọc thẻ nhớ để sao chép thông tin

- Bật lửa, đồ khui nắp chai

- Máy chụp hình để chụp lại bandrol, sân khấu, công tác thực hiện... làm báo cáo sau chương trình

- Bút laser để tiện cho việc chỉ chính xác các vị trí, đỡ mất thời gian di chuyển

- Kim, chỉ, kim băng phòng khi quần áo, đồng phục hay vật dụng bằng vải bị rách thì khâu lại.

Nhóm vật dụng hành chánh, giấy tờ

- Giấy ghi thông tin xuất hóa đơn của công ty để "trao tay" ngay cho đơn vị xuất hóa đơn mà không mất thời gian đọc, ghi

- Giấy, viết để lưu lại các thông tin cần thiết hoặc viết memo cho những người trong team

- Một ít phong bì trắng, phòng khi cần bồi dưỡng cho lực lượng bảo vệ, công nhân thi công hoặc lobby cho các lực lượng có liên quan

- Kịch bản chương trình: Phải đảm bảo trong team có bao nhiêu người là phải có bấy nhiêu bản copy kịch bản chương trình, kể cả các nhà cung cấp âm thanh, ánh sáng... cũng cần được nắm kịch bản.

Nhóm vật dụng cá nhân

- Thuốc chống muỗi, thuốc giảm đau, Berberin, dầu gió... phòng trường hợp đau bịnh nhẹ thì người trong team vẫn đảm bảo vận hành chương trình được.

- Giấy vệ sinh, khăn giấy

- Bộ charge điện thoại di động và thẻ nạp tiền (nếu là thuê bao trả trước), phòng những trường hợp nước sôi lửa bỏng mà điện thoại lại hết pin hay hết tiền.

Ngoài ra tùy từng sự kiện, bạn có thể phải trang bị thêm nhiều vật dụng khác nữa. Ví dụ vào mùa mưa thì cần có áo mưa để tránh mưa, tránh lạnh, làm Event ngoài trời phải ngủ ở hiện trường qua đêm thì cần có túi ngủ hoặc tấm bạt để trải ra nằm, mì gói và nước uống nếu tổ chức sự kiện ở nơi xa khu dân cư, USB 3G để truy cập mạng những lúc cần thiết...

Sự chuẩn bị càng kỹ lưỡng ngay từ đầu sẽ càng giúp mỗi người tổ chức sự kiện chủ động trong mọi tình huống.

Fragrances
fragrances.event86@gmail.com